6 days ago
17
Setelah menggunakan VIDA Sign, Kyrim memangkas waktu pemrosesan dokumen hingga 80%, dari sebelumnya membutuhkan 1–2 minggu menjadi 1–3 hari.(Dok. VIDA Sign)
PROSES administrasi berbasis dokumen masih dapat menjadi salah satu titik yang memperlambat operasional perusahaan, terutama ketika penandatanganan dan pembubuhan meterai harus dilakukan secara manual. Digitalisasi proses tersebut kini memungkinkan perusahaan memangkas waktu sekaligus mengurangi sejumlah tahapan administratif.
Hal itu terlihat pada PT Kiriman Dana Pandai (Kyrim), perusahaan penyedia jasa pembayaran yang juga menyediakan solusi end-to-end manajemen pengeluaran. Setelah mendigitalisasi proses penandatanganan dan pembubuhan e-Meterai menggunakan VIDA Sign, Kyrim memangkas waktu pemrosesan dokumen hingga 80%, dari sebelumnya membutuhkan 1–2 minggu menjadi 1–3 hari.
Sebelumnya, proses penandatanganan dan pembubuhan meterai di Kyrim dilakukan secara manual. Selain membutuhkan proses pencetakan dan pengiriman dokumen, perusahaan harus memastikan meterai telah dibubuhkan sebelum dokumen dapat disahkan.
Rangkaian proses tersebut juga membawa risiko lain, seperti dokumen hilang maupun informasi yang berpotensi bocor selama proses pemindahan dan pengelolaan dokumen.
Setelah beralih ke proses digital, tanda tangan elektronik dan e-Meterai dapat dilakukan dalam satu platform melalui VIDA Sign. Selain memangkas waktu pemrosesan, perubahan tersebut membuat volume dokumen yang dapat diproses Kyrim meningkat hingga dua kali lipat.
Bagi perusahaan, perubahan ini bukan hanya menyangkut kecepatan. Aspek keamanan serta kemudahan bagi pihak yang harus melakukan penandatanganan juga menjadi pertimbangan dalam memilih teknologi yang digunakan.
Head of Legal and Compliance Kyrim, Fadli Muhammad R, mengatakan salah satu pertimbangan Kyrim menggunakan VIDA Sign adalah tersedianya web dashboard yang memungkinkan proses penandatanganan dilakukan melalui perangkat resmi kantor.
Dengan mekanisme tersebut, pihak yang melakukan penandatanganan tidak harus bergantung pada aplikasi mobile untuk menyelesaikan dokumen perusahaan.
"Kami memilih VIDA Sign karena platformnya memang dirancang untuk menjadi solusi bagi perusahaan. Pertimbangan utama kami bukan hanya kemudahan administrasi, tetapi juga kenyamanan dan keamanan bagi pihak-pihak yang melakukan penandatanganan," ujar Fadli.
Tanda tangan digital jadi bagian dari proses administrasi
Penggunaan tanda tangan elektronik dalam kasus Kyrim menunjukkan bahwa digitalisasi dokumen tidak berhenti pada penggantian tanda tangan manual dengan versi elektronik. Integrasi dengan e-Meterai membuat beberapa tahapan yang sebelumnya dilakukan secara terpisah dapat dikerjakan dalam satu proses digital.
Founder dan Group CEO VIDA, Niki Luhur, mengatakan digitalisasi perlu mencakup keseluruhan proses agar manfaatnya tidak hanya dirasakan dari sisi kecepatan.
"Kami senang dapat mendukung Kyrim dalam mempercepat pengelolaan dokumennya. Transformasi digital bukan hanya soal mengganti tanda tangan manual dengan tanda tangan elektronik, tetapi juga memastikan seluruh proses berlangsung aman dan efisien. Dengan begitu, perusahaan dapat mengurangi hambatan administratif tanpa mengorbankan keamanan dokumen," ujar Niki.
VIDA Sign sendiri merupakan platform tanda tangan elektronik tersertifikasi dari VIDA. Saat ini, platform tersebut telah digunakan oleh lebih dari 17.000 akun bisnis di Indonesia.
Bagi Kyrim, penerapan teknologi tersebut memperlihatkan bagaimana proses administrasi yang sebelumnya membutuhkan waktu hingga berminggu-minggu dapat dipangkas menjadi hitungan hari. Di sisi lain, perusahaan juga dapat menangani volume dokumen yang lebih besar tanpa menambah rangkaian proses manual.
Digitalisasi penandatanganan pada akhirnya menjadi salah satu bagian dari upaya perusahaan mempercepat operasional sekaligus mengelola dokumen secara lebih terstruktur, dengan keamanan informasi tetap menjadi bagian dari proses tersebut. (E-1)
